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如何签保密协议


1369 人阅读  日期:2010-10-10 19:00:57  作者/来源:荣兴律师网


我国现行的知识产权如专利、商标、著作权的立法已经得到了逐步完善,而具有知识产权性质的商业秘密却还没有一部统一的法律来规范调整,有关商业秘密保护的法律规定过于松散,缺乏可操作性,对商业秘密保护的范围和侵权主权的规定不明确,给企业商业秘密的保护带来了一定的困难。

尤其是一些中小企业,由于保密意识不强,在一定程度上给企业商业秘密的保护带来了一定的风险,在这种外界环境下,企业如何根据自已的情况制定一套切实有效的保密措施显得尤为重要。

保密措施应当建立在合法、合理的基础上,同员工签订保密协议一般是企业所采取的保密措施之一,然而在实务中,企业签订的保密协议,有很多方面经不起法律的推敲。

一旦发生法律纠纷,企业往往既输了官司又输了人,那些选择“跳槽”、“自立山头”或“另立山头”的人的胜诉给留守企业的员工带来深远的不良影响。

现在企业所签订的保密协议主要存在以下几点不足:

一、企业常常利用其强势地位,采用违法手段签订保密协议。比如不签订保密协议就解聘、调离岗位、降级降职、奖金打折扣等等。

二、企业不能明确保密的范围,采用广而泛的模糊词句来概括要保护的商业秘密,不明确商业秘密的含义。比如保密的范围写成“所有××资料”、“所有的信息”、“本企业的所有技术和各种信息”。

三、对和哪些员工签订保密协议不明确。有的企业以为保密协议要和所有员工签订才稳妥,导致签的对象范围过大。比如有的岗位根本没有什么秘密可言,也要与企业签订保密协议,如保洁人员、生产线普通操作工人等,当然这不包括有些企业特殊岗位的操作工。

四、在约定竞业禁止方面,对竞业禁止的期间和区域约定不合理。比如竞业禁止补偿金约定不公平,竞业禁止期间约定过长,如5年或10年,甚至还有约定终身的。在约定竞业禁止的区域上,明明没有对外投资或流通区域狭小,却约定全国或全世界范围。在补偿金方面,约定补偿金只为离职前工资的十几分之一,或是索性写明工资总额已经包含了补偿金,这些都是不合法的。

五、员工的工作岗位随技术和信息的进步发生改变时,企业没有及时重新与其签订保密协议。企业签订的保密协议通常采用以下两种方式:一是签订专门的《保守商业秘密协议书》,二是在劳动合同书中单独约定保守商业秘密条款。无论采取什么方式,为确保制定的保密协议合法有效,企业应当注意以下几点:合法、自愿、平等协商

我国《合同法》第五十二条规定,有下列情形之一的,合同无效:(一)一方以欺诈,胁追的手段订立合同,损害国家利益;(二)恶意串通,损害国家、集体或者第三人利益;(三)以合法形式掩盖非法目的;(四)损害社会公共利益;(五)违反法律、行政法规的强制性规定。签订保密协议前,可以采取小范围会议或研讨的方式,对相关人员进行宣传和动员,给予对方适当时间考虑,就具体条款进行协商。如果采取违法手段来签订,这样的保密协议有可能是无效的或是被撤销。

确定保密的范围

商业秘密,是指不为公众所知悉的,能为权利人带来经济利益,并经权利人采取了保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密具有秘密性、保密性、实用性、价值性这四个特征。严格区分商业秘密与公知信息、专利技术的界线,这是关系到保密协议是否达到有效保护商业秘密目的的根本问题。在签订保密协议时,保密的对象应该具体化,不要模棱两可,更加不能有“包括但不限于”的表达方式,从而导致保护对象的不明确,影响商业秘密的认定。

商业秘密是一种私有信息,保密协议规范的是商业秘密权利人,知悉商业秘密的劳动者,因此也应在两者的利益之间寻求一种平衡,通过正确区分公知信息和私有信息尤为重要。一般而言,具有下列情形之一的,可以认定有关信息为公知信息:

(一)该信息为其所属技术或者经济领域的人的一般常识或者行业惯例;

(二)该信息仅涉及产品的尺寸、结构、材料、部件的简单组合等内容,进入市场后相关公众通过观察产品即可直接获得;

(三)该信息已经在公开出版物或者其他媒介上公开披露;

(四)该信息已通过公开的报告会、展览等渠道公开;

(五)该信息可以从其他公开方式获得;

(六)该信息无需付出一定的代价而容易获得。

国家工商行政管理局发布的《关于禁止侵止商业秘密行为的若干规定》对商业秘密的内容做了进一步的细化,列举了技术信息和经营信息的内容,包括:管理诀窍制造方法、工艺方法、产品配方、设计、程序、客户名单、产销策略等,每个企业要根据本企业的自身特点来确定。企业可以成立一个技术评定小组,注意小组成员的技术背景,所占组员的比例,从而科学客观地对本企业的重要、合法的技术进行评定,做一个筛选。也可以委托社会中介机构对其进行评定。

签保密协议的对象

以接触为基础,以知晓为依据,根据不同岗位不同的商业秘密、对企业盈利能力贡献的大小、后继开发能力的强弱等确定不同的商业秘密级别,从成本及管理效率的角度出发,不必与企业的每个员工签订,不同岗位应区别对待,以对每个签订对象进行约束。

明确权利和义务

包括企业对员工进行哪些必要的业务技术培训,对培训过程中形成的商业秘密的归属进行约定,对保守商业秘密的员工给予何种奖励或补,员工应当为保守商业秘密尽到何种义务,例如如何使用商业秘密、取得商业秘密成果后如何向企业报告、如何保管商业秘密资料等义务。同时结合具体的岗位管理制度加以规范,形成一个责权系统体系。

明确保密期限及费用

保密协议应当写明保密的期限,商业秘密具有时效性,经过一段时间,由于科技进步,信息交流等原因,商业秘密就失去了价值性,不再需要保密。不同性质的商业秘密有不同的保密期限。协议中通常约定的期限包括员工在职期间和员工离职后的一段合理时间。在职期间,如果企业为了进一步提高职工保密意识而支付保密费的话,保密费用应当在工资单上单独列支,注明费用名称,而对支付的标准,我国现行法律并无明确规定,企业可视自身情况进行适当规定。

规定竞业禁止条款

商业秘密权利人的角度出发,企业的生存与发展离不开商业秘密,离职后的劳动者自由择业权与商业秘密权在客观上存在着冲突,合理的竟业禁止制度就是在这两者寻求平衡的一种方法。

劳动部颁布的《关于企业职工流动若干问题的通知》,1997年国家科委在《关于加强科技人员流动中技术秘密管理的若干意见》中都有关于竞业禁止的相关规定,竞业禁止保护的是企业合法的商业秘密。竞业禁止可以在保密协议中约定,也可以在劳动合同书中约定,也可以单独签订竞业禁止协议书。无论采取什么方式约定竞业禁止,合理的竞业禁止条款的约定是否有效通常由下列几方面的因素影响。

首先对竟业禁止义务的主体范围要明确,竞业禁止义务的主体应是确实知悉、掌握、接触商业秘密的人员,如企业高级管理人员,研究开发部门人员,关键岗位技术人员等。

其次,约定竞业禁止的期间和地域范围。

在竞业禁止的期间上,劳动部原有规定为最长不超过3年;上海、江苏等地曾规定为3年,珠海曾规定为2到5年,国外也有类似的规定,如瑞士规定不超过3年,意大利规定高级职员不超过5年,其它人员不超过3年,日本和德国规定不超过2年。

随着《劳动合同法》的实施,根据该法第二十四条第二款规定,约定竞业禁止的期间,不得超过2年。

而对于地域范围的限制,竞业禁止的地域不得超出本企业的经营活动范围或形成实质性竞争的范围,同时,劳动合同法将其作为双方当事人意思自治,但有个前提条件,即不得违反法律法规的规定。企业在约定地域范围时,一般以可能与企业产生实质性竟业危险的经营区域为限,要结合其所掌握的商业秘密的级别、数量、职位以及创造和保持商业秘密的能力等方面综合考虑。

再次,规定合理的离职后竞业禁止的补偿,《劳动合同法》第二十三条第二款规定,对负有保密义务的劳动者,用人单位可以在劳动合同或保密协议中与劳动者约定竞业限制条款,并约定在解除或者终止劳动合同后,在竟业限制期限内按月给予劳动’者经济补偿。

对补偿金的标准各省市也有异同,有的是依据双方约定,如劳动部、安徽省、上海市规定有约定的依据双方约定,没有约定的按照法定标准;还有的省是由双方约定,约定标准不得低于法定标准。

在约定支付补偿标准的同时,最好要求员工提供银行帐号,以防员工故意不接受补偿金,而在争议解决程序中说企业没有按时支付。通过银行支付,就会留下一定的证据,这会在以后的法律程序中给企业带来有力的证据。

最后是违约责任,劳动者违反竞业限制约定的,应当按照约定向用人单位支付违约金。违约金的多少要综合违约可能造成的损失、当事人的过错、履约程度、经济状况、商业秘密级别等确定一个合理的数额,可以是固定总额,也可以是固定总额加所得利益等。同时造成损失的,还可以要求违约方承担损失,这里的损失包括实际经济利益损失、可得利益损失,同时还可以在协议中明确约定违约金的支付方式、支付时间等,

约定法律责任

对违反保密协议相关条款,可以规定违约金,追究其违约责任,也可以采用消除危险、返还财产、排除妨碍、停止侵害、损害赔偿等要求其承担侵权责任,具体要视侵权或违约情况而定。

企业与员工签订完保密协议后,如果发生员工工作岗位的调整,技术信息的进步和改变等情况,企业要与相关人员及时重新签订保密协议。

综上所述,企业应根据自身实际情况,在与相关人员签订保密协议时,应做到签订对象适当,自愿合法,保密范围具体,双方权利义务明确等,方可有效地保护自身的商业秘密。

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